Google Ads lead formundan gelen hastaları takip etmenin özü, form gönderildiği anda CRM'e bir webhook ile lead kaydı oluşturmak ve her kaydı kampanya kimliğiyle etiketlemektir. Böylece hasta adayına hızlı yanıt verilir, kaynak karışmaz ve hangi kampanyanın gerçek hasta getirdiği ölçülebilir. Bu rehber, sağlık turizmi klinikleri ve acenteleri için operasyonel akışı adım adım açıklar.
Google Ads lead formu ile CRM arasındaki bağlantı nasıl kurulur?
Google Ads lead formu, kullanıcı formu gönderdiğinde veriyi Google tarafında tutar. Bu veriyi CRM'e taşımak için iki yaygın yol vardır: manuel dışa aktarma ve otomatik webhook. Manuel yol, lead listesinin indirilip Excel'e veya CRM'e yapıştırılmasıdır; hızlı büyüyen bir klinikte bu yöntem kısa sürede gecikme ve mükerrer kayıt üretir.
Webhook yönteminde ise form gönderimi bir olay (event) olarak CRM'in aldığı bir adrese iletilir. CRM bu bildirimi alır, form alanlarını lead kartına yazar ve kaynağı Google Ads olarak işaretler. Klinik tarafında yapılması gereken tek şey, entegrasyonun doğru çalıştığını düzenli olarak test etmektir.
Webhook mantığı adım adım nasıl işler?
- Form gönderimi: Ziyaretçi Google Ads lead formunu doldurur; ad, iletişim bilgisi ve varsa tedavi tercihi kaydedilir.
- Bildirim: Google, tanımlı webhook adresine form verisini ve kampanya bilgisini içeren bir istek gönderir.
- Doğrulama: CRM isteğin gerçekten ilgili kaynaktan geldiğini kontrol eder ve beklenen alanları eşler.
- Lead oluşturma: Yeni lead kartı açılır; kaynak, kampanya (UTM) bilgisi ve form alanları işlenir.
- Mükerrer kontrolü: Aynı kişi daha önce kayıtlıysa yeni kart açmak yerine mevcut kartla birleştirme yapılır.
- Atama ve görev: Lead bir temsilciye atanır, takip tarihi ve ilk yanıt görevi oluşturulur.
Bu akışın en kritik noktası hızdır. Sağlık turizminde hasta adayı genellikle birden fazla kliniğe aynı anda yazar; ilk yanıtı veren ekip görüşmeyi sürdürme şansını artırır. Webhook, lead'i saniyeler içinde doğru kişinin ekranına taşıdığı için bu yarışta belirleyici olur.
Kampanya kimliğiyle raporlama neden şart?
Lead formundan gelen her kayıt, hangi kampanyadan geldiğini taşımıyorsa raporlama körleşir. Kampanya kimliği; kampanya adı, reklam grubu ve varsa UTM parametreleriyle birlikte saklandığında, aynı lead havuzu içinde kaynakları ayırt etmek mümkün olur.
| Yaklaşım | Ne sağlar | Sınırı |
|---|---|---|
| Yalnızca "Google Ads" kaynağı | Toplam lead sayısını gösterir | Hangi kampanyanın işe yaradığını göstermez |
| Kampanya kimliğiyle etiketleme | Kampanya bazında dönüşüm ve maliyet karşılaştırması | Etiketleme disiplini gerektirir |
| Kampanya + lead kalitesi işareti | Lead sayısı ile gerçek hasta adayı arasındaki farkı gösterir | Kalite işaretinin ekipçe tutarlı kullanılması gerekir |
Pratikte en sık yapılan hata, lead sayısını başarı sanmaktır. Oysa aynı bütçeyle gelen on lead'in üçü gerçekten uygun hasta adayıysa, kampanya performansı lead sayısından farklı okunmalıdır. Lead kartındaki kalite işaretleme (olumlu, olumsuz, belirsiz) bu farkı görünür kılar.
Gelen hastayı hangi aşamalarda takip etmelisiniz?
Lead formu yalnızca ilk temas noktasıdır. Sağlık turizmi satış döngüsü uzun olduğu için kaydın bir pipeline üzerinde ilerlemesi gerekir:
- Yeni lead: Form doldurulmuş, henüz temas kurulmamış.
- İlk temas: WhatsApp veya e-posta ile yanıt verilmiş, tedavi beklentisi netleşiyor.
- Değerlendirme: Fotoğraf, bilgi ve doktor görüşü toplanıyor.
- Teklif: PDF teklif gönderilmiş, fiyat ve kapsam paylaşılmış.
- Randevu planlama: Tarih, seyahat, konaklama ve transfer konuşuluyor.
- Kazanıldı / kaybedildi: Sonuç ve nedeni kayda işleniyor.
Her aşamada bir sonraki takip tarihi tanımlanmalıdır. Tarihsiz lead, kısa sürede unutulan lead'e dönüşür. Ekip içi notlar ve bahsetme özelliği, özellikle farklı vardiyalarda çalışan ekiplerde bilgi kaybını azaltır.
Sağlık turizmi kliniğinde operasyonel ipuçları
- Form alanlarını sade tutun; gereksiz alanlar tamamlanma oranını düşürür.
- Lead geldiğinde ilk yanıt için bir hedef süre belirleyin ve bunu ekip içinde görünür kılın.
- Ziyaretçinin diline göre yanıt verin; dil tutarsızlığı güveni zedeler.
- Aynı kişinin farklı kampanyalardan tekrar gelmesi normaldir; mükerrer birleştirme kuralını baştan tanımlayın.
- Hasta verisini yalnızca yetkili kişilerin görebileceği şekilde sınırlayın; KVKK ve GDPR kapsamında aydınlatma ve saklama kurallarını genel iyi uygulama olarak izleyin.
Websens CRM'de bu akış nasıl işler?
Websens CRM, sağlık turizmi klinikleri ve acenteleri için tasarlanmış bir CRM yazılımıdır. Google Ads lead formlarından gelen kayıtlar lead yönetimi ekranında toplanır; lead kartında kaynak, kampanya (UTM) bilgisi ve kalite işaretleme birlikte tutulur. Mükerrer lead birleştirme sayesinde aynı kişi için birden fazla kart oluşması önlenir, Excel/CSV içe ve dışa aktarma ile geçmiş kayıtlar taşınabilir.
Lead'ler pipeline (kanban) üzerinde aşamalara taşınır; görevler ve takip tarihleri atanır. WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger, TikTok, e-posta ve site sohbeti ortak gelen kutusunda tek ekranda göründüğü için Google Ads'ten gelen hasta adayına yanıt vermek için başka bir uygulamaya geçmek gerekmez. Teklif (PDF), randevu ve takvim, seyahat/konaklama/transfer planı da aynı kayıt üzerinden yürütülebilir.
Raporlarda dönüşüm hunisi, kaynak performansı, temsilci performansı ve kampanya raporu yer alır; kampanya raporunda reklam harcaması, lead başı maliyet ve ROAS izlenebilir (harcama elle girilir). AI CRM Şefi her sabah yanıtsız kalan hastaları, gecikmiş görevleri ve durgun lead'leri özetler. Erişim tarafında hesap yalıtımı, rol ve yetki, iki adımlı doğrulama, denetim günlüğü, şifreli anahtarlar ve günlük yedek gibi güvenlik kontrolleri bulunur. 14 gün ücretsiz deneme sunulur, kredi kartı gerekmez.
Entegrasyonu sağlıklı tutmak için kontrol listesi
- Webhook'un test formuyla uçtan uca çalıştığını doğrulayın.
- Kampanya adlarının CRM'de okunabilir olduğundan emin olun.
- Mükerrer birleştirme kuralını yazılı hale getirin.
- İlk yanıt süresini haftalık olarak gözden geçirin.
- Kaybedilen lead'lerin nedenini kayda işleyin.
Bu disiplin sağlandığında Google Ads lead formu, dağınık bir mesaj kutusu değil; ölçülebilir bir hasta kazanım kanalına dönüşür.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; tıbbi, hukuki veya mali tavsiye niteliği taşımaz.
